「前回と同じように」というお客様の一言に、正確に応えられるかどうか。これは美容室のリピート率を決める最重要ポイントの1つです。集客クラウドの支援先データで、カルテ運用が定着した店舗はリピート率が5〜8ポイント改善 しています。
本記事では、美容室のカルテの基本から、紙 vs 電子カルテ、運用のコツまでを解説します。
この記事でわかること
- カルテが重要な3つの理由
- カルテに記録すべき項目
- 紙カルテ vs 電子カルテ
- 電子カルテツールの比較
- カルテ運用5つのコツ
カルテが重要な3つの理由
理由1:リピート率の向上
お客様は「自分のことを覚えてくれている」と感じると強い信頼を持ちます。カルテがあれば、数ヶ月ぶりの来店でも前回の要望を思い出せます。
理由2:スタッフ間の情報共有
担当者が変わっても、カルテがあれば同じ品質の施術ができます。指名スタッフ不在時のトラブル防止 に必須です。
理由3:トラブル時の証拠
薬剤アレルギー・特殊な髪質など、トラブル防止のための履歴として機能します。
カルテに記録すべき項目
基本情報
- 氏名
- 年齢・性別
- 電話番号・メールアドレス
- 来店経路
- 初回来店日
施術履歴
- 来店日
- 施術メニュー
- 担当スタッフ
- 使用薬剤(カラー・パーマ剤の種類と比率)
- 施術時間
- 料金
好み・要望
- 髪型の好み
- 似合うスタイル
- 避けたいこと(染料のにおい・施術の痛み等)
- 生活スタイル
技術情報
- 髪質(細い・太い・クセあり・ダメージ等)
- 頭皮の状態
- 既往症・アレルギー
- ホームケア製品
会話メモ
- 前回の雑談内容
- お子様・家族の情報(差し支えない範囲で)
- 次回話したい話題
紙カルテ vs 電子カルテ
紙カルテのメリット
- 導入コスト ゼロ
- 停電・システム障害に強い
- 手書きの温かみ
紙カルテのデメリット
- スタッフ間の共有が面倒
- 検索性が悪い
- 紛失リスク
- 老朽化で見えなくなる
電子カルテのメリット
- スタッフ間で瞬時に共有
- 検索・分析が容易
- バックアップ可能
- 顧客データの活用が簡単
- 予約システムとの連動
電子カルテのデメリット
- 月額費用が発生
- デジタルが苦手なスタッフには負担
結論
- 個人サロン: 紙カルテでも可
- スタッフ2名以上: 電子カルテを推奨
電子カルテツールの比較
1. Beauty Merit
- 月額5,000〜15,000円
- 美容室専用、顧客管理 + 予約
- 中規模店向け
2. TOL(トル)
- 月額5,000〜12,000円
- 予約 + 顧客管理一体型
- 小〜中規模店向け
3. SALON Answer
- 月額10,000〜30,000円
- POS・カルテ・予約の総合管理
- 中〜大規模店向け
4. Airリザーブ / Airレジ
- 月額無料〜
- リクルート系
- 個人〜小規模店向け
カルテ運用の5つのコツ
コツ1:施術中の気づきをすぐメモ
施術後にまとめて書くと忘れます。施術中にスマホメモ したり、会話中のキーワードを仮メモ する習慣を作ります。
コツ2:スタッフ全員が同じ粒度で書く
粒度がバラバラだと、他スタッフが情報を使えません。カルテテンプレート を用意して、同じ形式で記入するルールを作ります。
コツ3:重要項目を強調
アレルギー・トラブル歴・特殊な要望は、カルテ上部や色付き で強調表示します。見落としを防ぎます。
コツ4:3ヶ月ごとの情報更新
お客様の状況(髪の状態・ライフスタイル)は変わります。3ヶ月〜半年ごとにカルテ全体を見直します。
コツ5:個人情報の取り扱いに注意
カルテには個人情報が含まれます。個人情報保護法に基づき、以下を遵守します。
- 目的外使用の禁止
- 第三者提供の禁止
- 退職スタッフからのアクセス停止
- 紛失・流出対策
まとめ
美容室のカルテは、リピート率向上の最重要ツール です。
- 基本情報・施術履歴・好みの3要素を記録
- 個人サロンは紙、2名以上は電子カルテ
- テンプレートで粒度を統一
- 重要情報は強調表示
- 個人情報の取り扱いに注意
カルテがしっかりしている店舗は、お客様満足度が確実に高まります。
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